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En el mal de la “reunionitis” se va un 30% del tiempo del trabajo

reunitis

La reunionitis es una vieja enfermedad que afecta a las empresas e instituciones chilenas. Consiste en el exceso de juntas para coordinar acciones, decidir temas, dar información, entre otras materias.

La reunionitis, sin embargo, es concebida como un exceso de reuniones, que se sabe que son necesarias. Cuando tienen propósitos concretos pueden contribuir a cumplir las metas de una organización o empresa. El punto es, ¿cuándo se está en presencia de la enfermedad?

Un primer dato es su número: “Más de 15 horas, de las 40 que se trabajan semanalmente en Chile (a nivel gerencial), se van en reuniones, es decir, sobre un 30% del tiempo”, plantea Andrés Freudenberg, director académico de la Facultad de Emprendimiento y Negocios de la Universidad Mayor.

Según las estadísticas de Tandem Chile, en Latinoamérica los directores generales de las empresas ocupan el 50% de su tiempo en reuniones. El 20% de ellas se enfocan en la toma de decisiones y dentro de esta cifra, en 1 de cada 4 se obtienen soluciones. Lo anterior significa que solo un 8% son productivas y que el 85% de los ejecutivos manifiesta su insatisfacción con la eficiencia y la efectividad de las reuniones de su compañía.

-¿Qué genera que una reunión no sea provechosa?

El director de la consultora Tandem en Chile, Juan Pauna , explica que “hay un tema de egos, propio de la cultura latina: mientras a más reuniones te invitan, más importante eres. Eso es lo que debemos desmitificar, diciendo que no todas son eficientes y electivas”.

Por otra parte, muchas veces se programan sin tener claro el objetivo y tampoco quiénes tienen que asistir. O, simplemente, faltaron las personas precisas. En definitiva, la reunión pasa y no se pudo avanzar en nada.

En estos puntos coincide Rodrigo Gálvez, sicólogo y académico del área de desarrollo y organizaciones de la Universidad Diego Portales, quien explica que “las reuniones generalmente parten tarde y no tienen una pauta definida. Tampoco se distingue si tienen por objetivo ser informativas, de toma de decisiones o de coordinación entre distintas áreas”. Esta situación provoca que los participantes no sepan el porqué de la junta y no estén preparados con los datos clave. “Por otra parte, las mejores reuniones de coordinación muchas veces son en terreno. Sin embargo, en Chile existe la sensación imaginaria, no realista, de tener todo controlado con la reunión presencial, siendo una especie de código asociado al poder”, cuenta Gálvez.

El profesor de la Escuela de Publicidad de la Diego Portales, Cristián Leporati, explica que “el tema de la reunionitis obedece a una mirada antropológica, propia del ser latinoamericano, donde verse las caras genera confianza. La virtualidad, todavía, es un elemento más propio de la cultura anglosajona”.

-¿Qué hacer para que las reuniones sean más productivas?

Freudenberg dice que debe estar claramente establecida la agenda que se abordará en la junta que no debe tener más de seis personas. “De esta forma, evitamos que la conversación se desvíe del tema”.

En este punto, para agilizar el trabajo, hay que mencionar cuánto tiempo tomará cada aspecto que se quiere abordar, de acuerdo a la importancia y complejidad de cada uno. Otro asunto es que cada reunión tiene que terminar con acuerdos concretos y con un encargado en particular. Además, debe existir un moderador y un secretario que revise el acta anterior y se analice por qué no se pudo avanzar en ciertos puntos.

A tener en cuenta: las citas virtuales

► La tecnología puede ser un aliado fundamental para no perder tiempo trasladándose de un punto a otro o evitar juntarse para terminar hablando del fin de semana o del partido de fútbol. En este sentido, los académicos Andrés Freudenberg y Rodrigo Gálvez coinciden en que las juntas virtuales, a través, por ejemplo, de videoconferencias contribuyen a optimizar los tiempos y a ahorrar costos. Al mismo tiempo, los correos electrónicos con instrucciones precisas también pueden ser útiles.

► Las empresas u organizaciones gastan más de 15 horas a la semana en juntas que al no tener un objetivo claro pierden su efectividad.

► 2.015 horas al año trabaja cada chileno, según la OCDE, siendo solo superado por México y Grecia, cuyos empleados laboran 2.237 y 2.037 horas anuales.

fuente: www.lun.cl


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